Hoe kan ik een retentieperiode (bewaartermijn) opgeven?

Het kan voorkomen dat een dataset na een bepaalde periode verwijderd moet worden vanwege wettelijke voorwaarden, dit speelt vaak bij datasets met medische data. Het instellen van een retentieperiode regelt dit.

Het instellen van een retentieperiode gebeurt op bestandsniveau. De retentiedatum kan alleen worden toegevoegd bij bestanden die nog niet eerder zijn gepubliceerd. (Mocht dit toch nodig zijn, mail dan naar lokale beheerder van de betreffende dataverse.)  Selecteer via de checkboxes bij de betreffende dataset 1 of meerdere bestanden waarvoor de retentieperiode moet gelden. Klik op ‘Edit Files>Retention Period’. Deze optie is niet direct zichtbaar bij het uploaden van het bestand, maar verschijnt zodra het bestand is toegevoegd aan de draft dataset. Er verschijnt een kalender waarin de einddatum geselecteerd moet worden. Het is ook mogelijk om een reden voor de retentieperiode in te vullen. De dag na de geselecteerde datum zal het bestand niet meer beschikbaar zijn, alleen de metadata van het bestand blijft zichtbaar.